نرم افزار حسابداری آژانس مسافرتی باید سود هر پرونده را جدا نشان بدهد، حساب همکارها و کیف پولشان را نگه دارد، کمیسیون را خودش حساب کند، با ارز کار کند و برای هر رزرو، کنسلی و استرداد خودش سند بزند. حسابداری عمومی دفتر کل و تراز را خوب درمی‌آورد، ولی «رزرو» و «ظرفیت» و «همکار» را نمی‌شناسد. نتیجه این است که کارمند شما اطلاعات را دو بار وارد می‌کند و آخر ماه با اکسل حساب‌ها را جمع‌وجور می‌کند. اگر دنبال بهترین نرم افزار حسابداری آژانس مسافرتی هستید، به‌جای اسم برند، دنبال همین قابلیت‌ها بگردید.
چرا حسابداری عمومی برای آژانس کافی نیست؟
در یک فروشگاه، کالا خریده و فروخته می‌شود و سود از تفاضل این دو درمی‌آید. در آژانس، یک فروش از چند خرید ساخته می‌شود: هتل از یک تأمین‌کننده، پرواز از یک ایرلاین یا چارتر، بیمه و ترانسفر از جای دیگر. بخشی از فروش هم از همکار می‌آید که کمیسیون و نرخ خودش را دارد. بعد کنسلی و استرداد و تغییر تاریخ از راه می‌رسد.
نرم‌افزار حسابداری عمومی این‌ها را فقط به‌شکل چند سند دستی می‌بیند. کسی باید از سیستم رزرو یا دفترچه بخواند و در حسابداری وارد کند. هر بار که این انتقال دستی انجام می‌شود، احتمال خطا و عقب‌افتادن دفاتر بالا می‌رود.
نیازهای اختصاصی حسابداری آژانس مسافرتی و هواپیمایی
این فهرست همان جاهایی است که نرم‌افزار عمومی معمولاً کم می‌آورد. هر کدام را جداگانه از فروشنده بپرسید.
سود هر پرونده، نه فقط سود کل
مدیر آژانس باید بداند کدام تور، کدام کانتر و کدام همکار واقعاً سود داده است. برای این کار، درآمد و هزینهٔ هر پرونده (هتل، پرواز، بیمه، ترانسفر، هزینهٔ لیدر) باید زیر همان پرونده جمع شود. در تورهای گروهی هم سود و زیان هر تور باید جدا درآید، نه فقط «تعداد رزرو».
تسویه با همکار و کیف پول
آژانس‌های همکار معمولاً با نرخ اختصاصی می‌خرند، اعتبار یا کیف پول دارند و تسویه‌شان دوره‌ای است. نرم‌افزار باید ماندهٔ هر همکار را لحظه‌ای نشان بدهد و هر رزرو همکار را خودکار از کیف پولش کم کند. اگر همکار از پنل خودش رزرو ثبت کند، تماس تلفنی و ورود دستی هم حذف می‌شود.
کمیسیون و پورسانت
کمیسیون همکار، کمیسیونی که از تأمین‌کننده می‌گیرید و پورسانت فروشندهٔ داخلی سه چیز جدا هستند. هر سه باید هنگام ثبت فروش حساب شوند و در سند بنشینند، نه اینکه آخر ماه از روی فهرست فروش دستی محاسبه شوند.
چندارزی
آژانسی که تور خارجی می‌فروشد، از هتل خارجی به ارز می‌خرد و به مسافر تومانی می‌فروشد. صندوق ارزی، ثبت نرخ تبدیل در هر سند و گزارش سود با در نظر گرفتن تفاوت نرخ از نیازهای پایه است. بپرسید سیستم چطور با تغییر نرخ بین زمان خرید و زمان تسویه کنار می‌آید.
سند خودکار برای هر رزرو، کنسلی و استرداد
مهم‌ترین تفاوت همین است. در یک سیستم یکپارچه، هر رزرو، هر کنسلی و هر تسویه سند خودش را می‌سازد. وقتی بلیتی ابطال یا تاریخش عوض می‌شود، جریمه و مبلغ برگشتی هم خودکار در حساب‌ها اثر می‌گذارد. پایان ماه چیزی برای جمع‌وجور کردن نمی‌ماند.
پیوند با ظرفیت
اگر حسابداری از ظرفیت خبر نداشته باشد، ممکن است جایی فروخته شود که دیگر وجود ندارد و بعد پولش برگردد. در سیستم درست، ظرفیت همان لحظهٔ رزرو قفل می‌شود و فاکتور و سند به همان رزرو وصل است. در هتل‌ها هم سهمیهٔ اتاق (Allotment)، توقف فروش و مهلت آزادسازی روی هزینهٔ گارانتی اثر مستقیم دارند.
چک و سررسیدها
بخش زیادی از تسویه با همکار و تأمین‌کننده هنوز با چک است. چک‌های دریافتی و پرداختی، وضعیت وصول، واگذاری و برگشتی باید با هشدار سررسید ثبت شوند تا به حافظهٔ آدم‌ها وابسته نباشند.
قرارداد تأمین‌کننده
نرخ خرید هتل، قرارداد چارتر و گارانتی، تاریخ شروع و پایان و الحاقیه دارند. اگر نرخ خرید از قرارداد خوانده شود، سود هر پرونده دقیق‌تر درمی‌آید. هشدار تمدید قرارداد هم جلوی فروش با نرخ منقضی را می‌گیرد.
چک‌لیست انتخاب نرم افزار حسابداری آژانس هواپیمایی و مسافرتی
این جدول را در جلسهٔ دمو جلوی فروشنده بگذارید و برای هر ردیف نمونهٔ واقعی ببینید، نه اسلاید.
| معیار | سؤالی که از فروشنده بپرسید | چرا مهم است |
|---|---|---|
| سند خودکار | یک رزرو ثبت کنید و بعد کنسل کنید؛ چه سندهایی ساخته شد؟ | ورود دوبارهٔ اطلاعات و اختلاف دفاتر حذف می‌شود. |
| سود هر پرونده | سود همین پرونده را با همهٔ هزینه‌هایش نشانم بدهید. | بدون آن نمی‌دانید کدام محصول یا همکار سودآور است. |
| حساب همکار | ماندهٔ یک همکار و گردش کیف پولش کجاست؟ | تسویهٔ همکار از منابع اصلیِ اختلاف حساب است. |
| کمیسیون | کمیسیون همکار و پورسانت فروشنده کجا و چطور حساب می‌شود؟ | محاسبهٔ دستی کمیسیون منبع دائمی اختلاف است. |
| ارز | یک خرید ارزی و فروش تومانی ثبت کنید؛ تفاوت نرخ کجا می‌رود؟ | سود تور خارجی بدون آن دقیق نیست. |
| ظرفیت | اگر دو نفر هم‌زمان آخرین جا را بخرند چه می‌شود؟ | اوربوکینگ هم هزینهٔ مالی دارد هم اعتباری. |
| چک | فهرست چک‌های سررسید این هفته را نشان بدهید. | برگشت چک یا فراموشی سررسید نقدینگی را به هم می‌زند. |
| صورت‌حساب الکترونیکی | ارسال به سامانهٔ مؤدیان چطور انجام می‌شود و خطاها کجا دیده می‌شوند؟ | جواب را از فروشنده و مشاور مالیاتی خودتان بگیرید و مقایسه کنید. |
| دسترسی‌ها | کانتر چه چیزی را می‌بیند و حسابدار چه چیزی را؟ فعالیت‌ها ثبت می‌شود؟ | کنترل داخلی و ردگیری تغییر اسناد. |
| گزارش مدیریتی | سود به تفکیک کانتر، شعبه و همکار را بدون اکسل بگیرید. | گزارشی که مدیر نخواند، ارزشی ندارد. |
اگر سفارش ساخت اختصاصی در نظر دارید، سؤال‌هایی که پیش از سفارش نرم‌افزار سفارشی باید پرسید هم به این چک‌لیست اضافه کنید.
حسابداری یکپارچه یا نرم‌افزار جدا؟
دو راه پیش روی آژانس است. یکی اینکه سیستم رزرو و فروش یک نرم‌افزار باشد و حسابداری یک نرم‌افزار دیگر. دیگری اینکه حسابداری بخشی از همان سیستمی باشد که رزرو، ظرفیت، همکار و کانال آنلاین را مدیریت می‌کند.
در حالت جدا، هر فروش باید به‌نوعی از یک سیستم به سیستم دیگر برسد؛ یا دستی، یا با اتصال و انتقال دوره‌ای. هر اتصال جای خطا و تأخیر است. در حالت یکپارچه، اطلاعات یک بار ثبت می‌شود و همهٔ بخش‌ها از همان می‌خوانند. وقتی مسافر آنلاین یک تور می‌خرد، ثبت مشتری، کاهش ظرفیت، فاکتور، دریافت وجه، سند حسابداری، سود فروش و کمیسیون فروشنده هم‌زمان انجام می‌شود.
اگر سایت فروش آنلاین دارید یا می‌خواهید بسازید، این تفاوت پررنگ‌تر می‌شود. سایتی که مستقیم از همان موجودی و قیمت‌ها تغذیه شود، سندش را هم همان‌جا می‌زند. دربارهٔ اینکه یک سیستم رزرواسیون آنلاین حرفه‌ای چه قابلیت‌هایی باید داشته باشد جداگانه نوشته‌ایم. اتصال به هتل و پرواز بیرونی هم موضوع راهنمای وب سرویس رزرو هتل و پرواز است.
نرم‌افزار جدا وقتی منطقی است که آژانس کوچک است، فروش آنلاین ندارد و حجم رزرو کم است. در این حالت هم بپرسید آیا بعداً می‌شود بخش‌ها را بدون انتقال دوبارهٔ داده به هم وصل کرد.
انتقال داده از نرم‌افزار یا اکسل قبلی
بیشتر آژانس‌ها از صفر شروع نمی‌کنند. پیش از قرارداد مشخص کنید چه چیزی منتقل می‌شود و چه کسی مسئول درستی آن است. حداقل این‌ها را بخواهید:
- فهرست مسافران و مشتریان با سابقهٔ خرید
- طرف‌حساب‌ها: همکاران، تأمین‌کنندگان و ماندهٔ هر کدام
- رزروهای باز و پرداخت‌های نیمه‌کاره
- چک‌های در جریان با سررسید
- ماندهٔ حساب‌ها برای افتتاح دفاتر در سیستم جدید
برای داده‌های نرم‌افزار قبلی معمولاً خروجی اکسل یا دسترسی به دیتابیس کافی است. بهترین زمان برای مهاجرت، ابتدای یک دورهٔ مالی است تا دفاتر دو سیستم در میانهٔ دوره قاطی نشوند. یک مدت کوتاه هم دو سیستم را موازی نگه دارید و ماندهٔ چند همکار را در هر دو مقایسه کنید.
مدل هزینه: ماژولی بخرید، نه بسته‌ای که نصفش بی‌استفاده است
یک آژانس هواپیمایی که فقط بلیت می‌فروشد با یک تورگردان که هتل و چارتر و لیدر دارد، نیاز یکسانی ندارد. برای همین مدل ماژولار منطقی‌تر است: یک هستهٔ اجباری که داده‌ها در آن ثبت می‌شود و ماژول‌هایی مثل حسابداری، صندوق و خزانه، مدیریت بانک، مدیریت چک و صورت‌حساب الکترونیکی که هر کدام را هر وقت لازم شد اضافه می‌کنید.
در یوتا هم همین مدل را داریم: ۲۶ ماژول روی یک هستهٔ مشترک، با دو راه شروع؛ خرید اختصاصی که کد و دیتابیس متعلق به شماست، یا اشتراک ماهانه که بدون هزینهٔ اولیه و ظرف ۷ روز کاری راه می‌افتد. قیمت هر ماژول در زمان نگارش (مهر ۱۴۰۵) در صفحهٔ نرم‌افزار جامع مدیریت آژانس مسافرتی آمده و همان‌جا می‌توانید ماژول‌های موردنیازتان را انتخاب کنید و جمع را ببینید.
اگر فعلاً فقط یک ویترین و رزرو آنلاین لازم دارید و حسابداری‌تان را جای دیگری نگه می‌دارید، طراحی سایت گردشگری انتخاب سبک‌تر و ارزان‌تری است. سیستم سنگین‌تر را وقتی بخرید که واقعاً به آن نیاز دارید.
سؤالات متداول
بهترین نرم افزار حسابداری آژانس مسافرتی کدام است؟
بهترین گزینه آن است که برای کار شما سند خودکار بزند، سود هر پرونده و حساب همکار را درست نشان بدهد و با حجم و نوع فروش‌تان جور باشد. چک‌لیست بالا را در دموی هر فروشنده اجرا کنید و نتیجه را کنار هم بگذارید.
آیا نرم افزار حسابداری آژانس هواپیمایی با آژانس تور فرق دارد؟
پایهٔ حسابداری یکی است، ولی آژانس هواپیمایی بیشتر به صدور، ابطال، استرداد و تغییر تاریخ بلیت و کمیسیون ایرلاین وابسته است و تورگردان به سود هر تور، هزینهٔ لیدر و قرارداد هتل. در مدل ماژولار فقط بخش‌هایی را می‌گیرید که به کارتان می‌آید.
با اشتراک شروع کنیم، بعداً می‌شود نسخهٔ اختصاصی خرید؟
در مدل یوتا بله؛ داده‌ها کامل منتقل می‌شود و هرچه بابت اشتراک پرداخت کرده‌اید از قیمت خرید کسر می‌شود.
راه‌اندازی چقدر طول می‌کشد؟
نسخهٔ اشتراکی یوتا ظرف ۷ روز کاری راه می‌افتد. نسخهٔ اختصاصی بسته به تعداد ماژول و اتصال‌های بیرونی معمولاً چند ماه زمان می‌برد و فازبندی‌شده تحویل می‌شود تا از فاز اول قابل استفاده باشد.
قدم بعدی
فهرست کارهایی که امروز در آژانس شما دستی و با اکسل انجام می‌شود را بنویسید و در یک جلسهٔ کوتاه با ما مرور کنید. تیم یوتا می‌گوید کدام ماژول‌ها لازم است و عدد هر دو مدل خرید و اشتراک را می‌دهد؛ اگر فقط یک سایت رزرو کافی باشد، همان را می‌گوییم. با شمارهٔ ۰۴۱-۳۳۳۵۴۴۴۰ تماس بگیرید یا از صفحهٔ تماس با یوتا درخواست مشاورهٔ رایگان بدهید.
ارسال دیدگاه